Личный кабинет для HR-сервисов: опыт Гринатом Простые Решения

Организовать получение и передачу кадровых документов для большого количества сотрудников крупного холдинга, часть из которых постоянно работают вне офиса, в «полях» — задача достаточно непростая. Светлана Борматова, генеральный директор АО «Гринатом Простые Решения», поделилась с Клубом ОЦО опытом внедрения цифрового личного кабинета сотрудника для предприятий одного из клиентов – холдинга «Росгеология». О том, как проходил проект и какие преимущества получила компания от его реализации, читайте в нашем материале.

Холдинг «Росгеология» в конце 2022 года заключил договор на обслуживание с компанией «Гринатом Простые Решения» и сначала передал на аутсорсинг бухгалтерский функционал, который уже был централизован. Затем, весной 2023 года, начался перевод на обслуживание кадровой функции компаний холдинга, при этом HR-функционал не был централизован, поэтому при его переводе было необходимо оптимизировать и унифицировать бизнес-процессы. Фактически компании-аутсорсеру пришлось отстраивать централизованную функцию «с нуля», и важным элементом объединённой цифровой кадровой функции должен был стать личный кабинет сотрудника. Почему было принято решение внедрять именно личный кабинет (далее – ЛК)? Главным образом, по двум причинам:

При выборе компании – провайдера, которая будет реализовывать ЛК сотрудника, ключевыми было два критерия:

1. возможность работать на большом объеме – в холдинге около 10 тыс. сотрудников, много юрлиц, и важно, чтобы ЛК технически позволял обслуживать такое количество персонала;
2. соотношение цена/качество. Финансовый критерий был важен с точки зрения стоимости не только лицензий, но и дальнейшего обслуживания.

После того, как провайдер был выбран, мы создали проектную группу для внедрения ЛК, в нее вошли примерно 10 человек – коллеги из операционного блока, ИТ и HR-консалтинга, а также представители компании-провайдера. Работа шла в тесной связке с клиентом.

Было решено проводить поэтапный перевод компаний на новый ИТ-инструмент. На первом этапе проходило внедрение ЛК на трех пилотных предприятиях, чтобы посмотреть, как инструмент будет работать и как персонал будет реагировать на его внедрение. Пилот занял примерно 1,5-2 месяца, после его успешного завершения перешли ко второму этапу – тиражированию решения на другие предприятия.

Проектная группа в ходе проекта проводила и проводит еженедельные встречи с пользователями – кадровиками предприятий – для получения обратной связи по использованию ЛК и при необходимости внесению корректировок. В ходе таких встреч оперативно решаются возникающие вопросы.

В 1 квартале 2024 года планируется завершить перевод на ЛК сотрудников всех предприятий холдинга.

Основной проблемой при внедрении стала, как это часто бывает, неготовность персонала. Для снятия барьеров использовались проверенные приемы – сотрудникам подробно рассказывали, чем для них удобен личный кабинет; подключали руководителей, которые являются авторитетами; HR-топы Росгеологии всегда говорили, что ЛК – элемент целевой модели, которую важно реализовать во всех компаниях группы. Помимо этого, была создана памятка для сотрудников, которая вручалась при подписании соглашения о переходе на КЭДО: где найти инструкции, как подключиться, QR-коды для скачивания приложения, контакты для решения вопросов. Кроме того, при внедрении ЛК подробно демонстрировали, как работает ЛК, как те или иные действия происходят на экране.

Проблемы возникали и в связи с тем, что часть работников предприятий в возрасте и не только не имеют смартфонов, но и не умеют пользоваться ни смартфонами, ни ноутбуками. В качестве решения проблемы таким сотрудникам предлагается воспользоваться ноутбуком или планшетом руководителя, при этом руководитель либо сотрудники кадровой функции должны помочь и показать, как пользоваться личным кабинетом.

На сегодняшний день среднее количество тех сотрудников, кто уже готов пользоваться ЛК, – 65-70%. При этом наиболее востребованный сервис ЛК – заявления на отпуска, но другие сервисы сотрудники также используют. У нас есть амбициозная цель – перевести всех на использование ЛК и обрабатывать в нем более 90% всех процессов.
Можно выделить несколько основных преимуществ внедрения ЛК.

1. Скорость и удобство использование инструмента из любой локации, особенно для тех, кто «в поле».
2. Весь функционал в «одной кнопке»: выдача справок, расчетных листков, копий документов, подготовка бланков заявлений, оформление и согласование отпусков, командировок, регулирование надбавок, учет сверхурочных и т.д., а также удобный интерфейс, похожий на привычную электронную почту: входящие/исходящие документы, перечень задач, в том числе незавершенных.
3. ЛК ускоряет решение сотрудников переходить на кадровый электронный документооборот. Некоторые компании холдинга запускали у себя КЭДО без многофункционального личного кабинета. Часть процесса в данном случае проходила через СЭДО (руководитель заводит служебную записку в СЭДО, в ней проходит согласование и документ попадает к кадровику). Таким образом, фактически в системе происходило только подписание документа. Если сравнивать возможности ЛК и системы ЭДО, то очевидно, что в ЛК более полный функционал за счет количества процессов и прозрачности – пользователь видит маршрут и статус документа.
4. Кадровые специалисты могут перераспределять усилия на решение интеллектуальных задач – разработку и улучшение систем мотивации, развитие и удержание сотрудников. Уже выросла вовлеченность кадровиков, которые увидели, что они реально высвобождаются от рутинной работы. Они стали запускать новые проекты по HR-функции, направленные на ее развитие и трансформацию не только в части кадрового делопроизводства, но и по другим направлениям.
5. Повышение лояльности сотрудников к компании и снижение текучки. Кроме того, молодые сотрудники выбирают «цифру», для них это привычнее и удобнее, и такой работодатель становится более привлекательным.

На сегодняшний день реализовано 85% из того функционала, что мы планировали внедрить. Некоторые сервисы сможем добавить только после унификации кадровых процессов, которые велись по-разному в отдельных компаниях холдинга, например, учет рабочего времени.

Уже есть понимание, что можно добавить в систему при дальнейшем развитии ЛК, но сначала мы хотим полностью реализовать запланированный функционал.

Важный вопрос – интеграция личного кабинета с внутренними информационными системами. Изначально система ЛК задумывалась таким образом, чтобы все заявки, создаваемые через неё, могли самостоятельно переводиться в кадровую систему 1С, в которой автоматически проводятся мероприятия и сотруднику возвращается готовый приказ. Задача кадровика в этом случае – только проконтролировать процесс. Поэтому в заявке были поля, сопоставимые с кадровой системой, для дальнейшей автоматизации. Сейчас мы настраиваем интеграцию между ЛК и 1С, начали с заявлений на отпуск (самый массовый процесс), затем реализуем интеграцию и для других документов. Автоматизация HR-процессов на всех уровнях приведет не только к скорости и качеству для работников, но и к прозрачной аналитике и достоверной отчетности, помимо экономии ресурсов.