Спрос на HRM-специалистов в 2023 году вырос на 70%
По собственному опыту могу сказать, что работа службы управления персоналом у многих наших потенциальных и актуальных клиентов выстроена нерационально. НR-cпециалисты зачастую вынуждены, бегая по этажам, согласовывать с различными инстанциями массу разных бумаг, вместо того чтобы заниматься своими главными обязанностями — развитием персонала.
Эффективной работе кадровиков препятствует целый комплекс причин, лежащих в плоскости микроэкономики: недостаточно развитый уровень стандартизации корпоративных процедур, неотлаженные коммуникации между структурными подразделениями, неунифицированные практики взаимодействия руководства с коллективом.
С другой стороны, HR-службы коммерческих компаний, как и другие бэк-офисы, страдают сегодня от макроэкономической нестабильности, которая диктует руководству необходимость направлять основные финансовые потоки в подразделения, непосредственно связанные с производством и продажами.
Неблагоприятная демографическая ситуация в стране порождает дефицит персонала, готового заниматься скучной монотонной работой, какой в глазах многих выглядит кадровое делопроизводство.
Все эти вызовы способна закрыть цифровизация HR-сферы, то есть внедрение современных высоких технологий (включая системы искусственного интеллекта), которые сегодня определяют эффективность и конкурентоспособность любой отрасли экономики.
В руководстве российских компаний хорошо осознают необходимость перехода на НR-tech. Так, согласно результатам исследования, проведённого hh.ru и Talantix с опорой на базу вакансий hh.ru, запрос российских работодателей на HR-специалистов с навыками работы в автоматизированных системах управления персоналом (HRM) в январе — июне 2023 года вырос на 70% (!) в сравнении с аналогичным периодом 2022 года.
Умение работать в CRM и HRM было указано как обязательное требование в 43,3% размещённых на hh.ru в первой половине этого года вакансий кадровиков. Запросы на таких специалистов в первую очередь поступали от госучреждений и компаний автомобильной, агропромышленной, фармацевтической, химической, металлургической, нефтегазовой отраслей, а также от сфер ЖКХ, финтеха, ИТ-разработок и консалтинга.
Как видим, госуправление и бизнес в России остро нуждаются в цифровизации НR-сферы. Давайте посмотрим, какие ИТ-решения сегодня наиболее актуальны.
Методы и инструменты цифровой HR-трансформации
Реальный отпуск через виртуальный запрос
Первым в ряду цифровых HR-инструментов я назвала бы цифровой личный кабинет (ЛК) сотрудника организации. Это виртуальная оболочка, интегрированная с основными учётными системами компании в рамках кадрового электронного документооборота (КЭДО). Её можно сравнить с ЛК на портале госуслуг, работу которого многие россияне уже по достоинству оценили за удобство и скорость: через виртуальный запрос от гражданина в госорганы легко и просто решаются важные для жизни вопросы (водительские права, налоговый вычет, маткапитал, загранпаспорт и т. д.).
С помощью же корпоративного ЛК человек может оперативно, не отходя от компьютера, решить все рабочие вопросы, связанные с отпусками, больничными, увольнениями, сложными жизненными ситуациями. Нажатием одной кнопки подаётся соответствующее типовое заявление, и через какое-то время в электронной форме приходит положительное решение или отказ, сопровождаемые официальным документом. Точно так же, используя возможности личного кабинета, руководитель может отдавать свои приказы и распоряжения по нисходящей.
Типовые задачи найма поручаем ИИ
Личный кабинет — эффективный инструмент, позволяющий снизить численность службы управления персоналом и затраты на неё, а главное, повысить скорость и качество услуг для внутреннего клиента. Но есть и другие — не менее важные с точки зрения управления кадровыми ресурсами. Речь идёт о программных продуктах для автоматизации рекрутинга, например.
С их помощью охватываются все или почти все стадии этого процесса: компания формирует потребность в персонале, делает заявку на конкретные вакансии от руководителей структурных подразделений, данная информация направляется рекрутерам, те занимаются подбором персонала, представляют кандидатов, организуют собеседования, формулируют предложение (офер), заключают трудовой договор с отобранным кандидатом, передают новоиспечённого сотрудника в адаптацию руководителю.
Современные профильные программные продукты, включающие системы искусственного интеллекта (ИИ), позволяют многие этапы найма провести без очного участия кадровиков. Потенциальный кандидат на должность, отвечая на какие-то типовые вопросы о себе, может коммуницировать с роботом. При этом система в режиме реального времени способна отслеживать и анализировать манеру общения кандидата, быстроту его реакции в диалоге и на основе этого выдавать кадровикам рекомендации по поводу рассматриваемой кандидатуры.
HR-специалист может включиться уже в финальные звенья цепочки найма, когда, например, требуется провести очное собеседование с наиболее вероятными претендентами на открытую вакансию. Это могут быть, скажем, 10 человек, и на каждого потребуется отвести полчаса времени. То есть трудовые затраты в пределах одного рабочего дня. А если бы все этапы рекрутинга пришлось делать без участия цифрового помощника (в больших организациях численностью около 1000 человек доля открытых вакансий составляет порядка 15%), то процесс занял бы недели со всеми вытекающими финансовыми затратами на работу кадровиков. Налицо колоссальная экономия времени и средств.
А ещё есть инструменты, которые значительно сокращают традиционно длительную процедуру оформления нового сотрудника на работу: программный робот распознаёт документы кандидата (паспорт, СНИЛС и пр.) и передаёт информацию по внутренним каналам компании, где формируются нужные документы и доступы к системам. Получается быстро и без ошибок.
Социализироваться в коллективе удобнее через «цифру»
Третий блок ИТ-инструментов, который необходимо сегодня иметь в своём арсенале HR-службам российских коммерческих и некоммерческих организаций, — это внутрикорпоративные порталы или внутренняя сеть (интранет). На такие ресурсы выкладывается полезная информация о компании, какие-то локальные нормативные акты, требования к дресс-коду (если они есть), правила внутреннего трудового распорядка, охраны труда, ответы на часто задаваемые вопросы, важные контакты (телефоны кадровой службы, бухгалтерии, охраны) и т. д.
Новый сотрудник с помощью внутрикорпоративного портала может быстро, не отвлекая от работы своих коллег и специалистов кадровой службы, войти в курс дела, получить всю необходимую справочную информацию о предприятии, где ему предстоит провести значимую часть своей жизни.
Я сталкивалась с таким случаем: HR-специалисты при переезде компании в другой офис разместили на внутреннем портале карту заведений общепита неподалеку от нового адреса, чтобы сориентировать сотрудников, где можно поблизости пообедать. Было очень полезно и удобно.
С помощью инструментов внутрикорпоративного портала руководитель также может отслеживать достижение сотрудниками поставленных целей по заданным критериям, это позволяет объективно оценивать результат их работы и своевременно выплачивать премии отличившимся в лучшую сторону. Цели и критерии оценки изначально вносятся в систему, а при наступлении срока подведения итогов оценивается выполненная по факту работа и рассчитывается общий коэффициент успешности сотрудника.
Программная роботизация как спасение от рутинной работы
Отдельную и очень важную группу цифровых ресурсов в сфере HR составляют так называемые программные роботы — набор инструментов (вроде Photoshop, Word, PowerPoint) со своим интерфейсом и виртуальными кнопками, предназначенный для выполнения рутинных повторяющихся операций: копирования и переноса данных из окна одной программы в окно другой, распознавания и преобразования документов разных форматов, отслеживания дат и т. д. Робот всё это делает автоматически, не уставая, в режиме 24/7, если понадобится. А у сотрудников высвобождается масса времени и энергии, которые можно направить на решение концептуальных задач.
Важный момент: программные роботы представляют собой несложный продукт, скрипты для них способен написать любой человек, от студента до пенсионера. В компании этим может заниматься либо выделенная группа специалистов, либо профильные сотрудники, те же самые кадровики или бухгалтеры.
Разумеется, вышеописанными четырьмя блоками современный HR-tech не исчерпывается. Но это джентльменский набор, без которого кадровое делопроизводство и рекрутинг сегодня в России полноценно функционировать не могут.
ИТ-решения требуют определённых финансовых и организационных затрат от внедряющих их субъектов бизнеса и госуправления (на покупку, настройку, сервисное обслуживание, обновление), но польза от них многократно покрывает все издержки, так как кадровый ресурс — основа любой компании.