Как устроен цифровой личный кабинет
По данным Cnews, в 2023 году 65% компаний автоматизируют разные HR-процессы – рекрутинг, обучение, делопроизводство. При этом многим приходится использовать большое количество различных цифровых сервисов, которые сложно интегрировать между собой. Соответственно, в бизнес-среде растёт потребность в единых цифровых решениях для автоматизации целого ряда задач, включая и найм, и развитие, и текущую кадровую работу с персоналом.
Одно из таких решений уже существует – это цифровой личный кабинет, «живая» развивающаяся система, которая позволяет проводить более 90% необходимых сотруднику операций, кроме тех, что запрещены Трудовым кодексом РФ. В личном кабинете нельзя подписать цифровой подписью приказ на увольнение или на дисциплинарное взыскание, а также пройти инструктажи по охране труда, всё остальное – можно.
Что же личный кабинет «умеет» уже сейчас и что сможет предложить в будущем? Представьте любое банковское приложение. Раньше их функционал позволял только переводить деньги с одного счёта на другой, но сегодня через такое приложение можно управлять своими финансами во всех направлениях – в части расходов, поступлений, переводов, вкладов, инвестиций, накоплений и т.п.
Принцип работы личного кабинета похож: он также всеобъемлюще помогает управлять рабочей жизнью – в части кадровых документов, рабочих графиков, отпусков, зарплат, всевозможных справок, договоров, приказов, актов и прочих формальных процессов, на которые, если они не автоматизированы, обычно тратится много времени. А уж сколько тратится бумаги!
Личный кабинет структурирует, ускоряет и упрощает работу для всех сторон: рядовых сотрудников, кадровых специалистов и руководителей. Рассмотрим функционал для каждой из этих категорий.
Одно из таких решений уже существует – это цифровой личный кабинет, «живая» развивающаяся система, которая позволяет проводить более 90% необходимых сотруднику операций, кроме тех, что запрещены Трудовым кодексом РФ. В личном кабинете нельзя подписать цифровой подписью приказ на увольнение или на дисциплинарное взыскание, а также пройти инструктажи по охране труда, всё остальное – можно.
Что же личный кабинет «умеет» уже сейчас и что сможет предложить в будущем? Представьте любое банковское приложение. Раньше их функционал позволял только переводить деньги с одного счёта на другой, но сегодня через такое приложение можно управлять своими финансами во всех направлениях – в части расходов, поступлений, переводов, вкладов, инвестиций, накоплений и т.п.
Принцип работы личного кабинета похож: он также всеобъемлюще помогает управлять рабочей жизнью – в части кадровых документов, рабочих графиков, отпусков, зарплат, всевозможных справок, договоров, приказов, актов и прочих формальных процессов, на которые, если они не автоматизированы, обычно тратится много времени. А уж сколько тратится бумаги!
Личный кабинет структурирует, ускоряет и упрощает работу для всех сторон: рядовых сотрудников, кадровых специалистов и руководителей. Рассмотрим функционал для каждой из этих категорий.
Удобства для сотрудника
Стандартизированный документооборот
В личном кабинете сотрудник получает доступ ко всем документам, с которыми когда-либо сталкивался в процессе работы: приказам, локальным нормативным актам, различным договорам и т.д. Это существенно экономит время на изучение и получение информации, ведь при трудоустройстве на человека часто сваливается «тонна» регламентов, содержание которых сложно запомнить. А с помощью личного кабинета легко в любой момент «поднять» нужный документ.
Возможность планировать отпуск и рабочий график
В личном кабинете проходит полный цикл контроля и управления рабочим временем: планирования графика отпусков, получение напоминаний о предстоящих графиках; возможно инициировать: перенос отпуска или отпуск вне графика, изменение графика работы и прочее. Обращаться к личному кабинету удобно и в спорных ситуациях, ведь там хранятся данные за весь период работы сотрудника в компании.
Настроенная кадровая логистика
Актуально для предприятий с распределённой структурой или большой территорией, а также для удалённого персонала. Не нужно бежать за подписью в кадровый отдел или к руководству в другом здании (а то и в другом городе), достаточно подать запрос через личный кабинет, чтобы получить документ.
Взаимодействие с компанией на этапе найма
Личный кабинет позволяет соискателю познакомиться с рабочими процессами и восхититься уровнем цифровизации своего будущего работодателя уже на этапе трудоустройства. Кандидат на должность вносится в базу и пока проходит подготовительные мероприятия, через личный кабинет могут оформляться необходимые для трудоустройства документы, например, направления на медосмотр.
В личном кабинете сотрудник получает доступ ко всем документам, с которыми когда-либо сталкивался в процессе работы: приказам, локальным нормативным актам, различным договорам и т.д. Это существенно экономит время на изучение и получение информации, ведь при трудоустройстве на человека часто сваливается «тонна» регламентов, содержание которых сложно запомнить. А с помощью личного кабинета легко в любой момент «поднять» нужный документ.
Возможность планировать отпуск и рабочий график
В личном кабинете проходит полный цикл контроля и управления рабочим временем: планирования графика отпусков, получение напоминаний о предстоящих графиках; возможно инициировать: перенос отпуска или отпуск вне графика, изменение графика работы и прочее. Обращаться к личному кабинету удобно и в спорных ситуациях, ведь там хранятся данные за весь период работы сотрудника в компании.
Настроенная кадровая логистика
Актуально для предприятий с распределённой структурой или большой территорией, а также для удалённого персонала. Не нужно бежать за подписью в кадровый отдел или к руководству в другом здании (а то и в другом городе), достаточно подать запрос через личный кабинет, чтобы получить документ.
Взаимодействие с компанией на этапе найма
Личный кабинет позволяет соискателю познакомиться с рабочими процессами и восхититься уровнем цифровизации своего будущего работодателя уже на этапе трудоустройства. Кандидат на должность вносится в базу и пока проходит подготовительные мероприятия, через личный кабинет могут оформляться необходимые для трудоустройства документы, например, направления на медосмотр.
Удобства для руководителя
Эффективное управление персоналом
Из личного кабинета руководитель может получить полноценную информацию о каждом сотруднике: задачах, обязанностях, достижениях, графике работы и отпусков, карьерном росте, значимых личных событиях, например, днях рождения и т.д. Личный кабинет облегчает постановку и контроль выполнения рабочих задач, контроль рабочего времени, помогает систематизировать оценку результативности сотрудников, проще и эффективнее строить с ними коммуникацию и улучшать мотивацию, облегчая их рабочую жизнь.
Взаимодействие с удалённой командой
Наконец, цифровой личный кабинет может стать эффективным инструментом для управления удалённой командой. Если предприятие имеет филиалы, а сотрудники разбросаны по городам и странам, руководитель может координировать их работу и эффективно с ними взаимодействовать через личный кабинет, отслеживать ход выполнения задач, контролировать сроки и бюджеты, координировать действия между различными отделами и участниками проектов. То есть более эффективно планировать и организовывать работу,
Из личного кабинета руководитель может получить полноценную информацию о каждом сотруднике: задачах, обязанностях, достижениях, графике работы и отпусков, карьерном росте, значимых личных событиях, например, днях рождения и т.д. Личный кабинет облегчает постановку и контроль выполнения рабочих задач, контроль рабочего времени, помогает систематизировать оценку результативности сотрудников, проще и эффективнее строить с ними коммуникацию и улучшать мотивацию, облегчая их рабочую жизнь.
Взаимодействие с удалённой командой
Наконец, цифровой личный кабинет может стать эффективным инструментом для управления удалённой командой. Если предприятие имеет филиалы, а сотрудники разбросаны по городам и странам, руководитель может координировать их работу и эффективно с ними взаимодействовать через личный кабинет, отслеживать ход выполнения задач, контролировать сроки и бюджеты, координировать действия между различными отделами и участниками проектов. То есть более эффективно планировать и организовывать работу,
Удобства для HR-менеджера
Избавление от рутины
Документооборот на крупных предприятиях отнимает массу времени: в кабинет кадровиков идёт нескончаемый поток сотрудников с заявлениями, приказами, потребностями в справках и т.д. Задачи не всегда решаются вовремя, возникают ошибки: кто-то не успел подписать акт, кто-то забыл принести договор и т.д. Личный кабинет позволяет сотруднику отдела кадров оцифровать все процессы, увидеть на экране задачи, ускорить обмен данными с сотрудниками и проконтролировать подписание кадровых документов. Можно уделить время другим важным делам и не переживать за состояние документов.
Профессиональное развитие
Есть стереотип, что цифровые инструменты, включая и личный кабинет, могут «отобрать» у кадровика работу. Удивительно, что возник он на фоне нехватки на трудовом рынке по-настоящему сильных специалистов в управлении человеческими ресурсами. И цифровизация в данном случае не препятствие, а скорее трамплин к развитию профессии HR-менеджера.
Как показывает практика, автоматизированные решения облегчают кадровикам жизнь, сокращают траты времени на рутину и бюрократию, позволяют переключиться с «перекладывания бумажек» на серьёзные интеллектуальные задачи, связанные с развитием, мотивацией, производительностью, психологией персонала. По сути, цифровизация HR интеллектуализирует рынок сотрудников HR-служб, превращая их из механических «бумагоделов» в профессионалов, которые действительно занимаются людьми.
Документооборот на крупных предприятиях отнимает массу времени: в кабинет кадровиков идёт нескончаемый поток сотрудников с заявлениями, приказами, потребностями в справках и т.д. Задачи не всегда решаются вовремя, возникают ошибки: кто-то не успел подписать акт, кто-то забыл принести договор и т.д. Личный кабинет позволяет сотруднику отдела кадров оцифровать все процессы, увидеть на экране задачи, ускорить обмен данными с сотрудниками и проконтролировать подписание кадровых документов. Можно уделить время другим важным делам и не переживать за состояние документов.
Профессиональное развитие
Есть стереотип, что цифровые инструменты, включая и личный кабинет, могут «отобрать» у кадровика работу. Удивительно, что возник он на фоне нехватки на трудовом рынке по-настоящему сильных специалистов в управлении человеческими ресурсами. И цифровизация в данном случае не препятствие, а скорее трамплин к развитию профессии HR-менеджера.
Как показывает практика, автоматизированные решения облегчают кадровикам жизнь, сокращают траты времени на рутину и бюрократию, позволяют переключиться с «перекладывания бумажек» на серьёзные интеллектуальные задачи, связанные с развитием, мотивацией, производительностью, психологией персонала. По сути, цифровизация HR интеллектуализирует рынок сотрудников HR-служб, превращая их из механических «бумагоделов» в профессионалов, которые действительно занимаются людьми.
Как внедрить цифровой личный кабинет
Итак, цифровой личный кабинет – эффективный инструмент управления персоналом для современных компаний. При его грамотном внедрении многие бизнес-процессы будут автоматизированы, а бюрократические задачи решены. Давайте поговорим о том, что нужно для его эффективного внедрения.
Создайте целевую матрицу процессов
Это инструмент управления, помогающий определить и описать цели и задачи, которые должны быть выполнены в каждом процессе в компании. Он поможет понять, какие конкретные результаты должны быть достигнуты и какие ключевые показатели производительности (KPI) будут использоваться для оценки результативности.
Матрица обычно содержит:
Приведите всю нормативную базу компании к единому виду
Нормативные акты, виды начислений, договоры и т.д. – важно, чтобы каждый документ был одинаков для всех сотрудников. Разрозненный документооборот вряд ли позволит быстро и просто внедрить личный кабинет.
Стандартизация усложняется, например, если у вас компания со сложной оргструктурой, которая включает разные юридические лица. В этом случае может помочь делегирование кадровых процессов ОЦО, единому центру обслуживания, одна из задач которого – как раз унификация и стандартизация непрофильных вспомогательных функций в компаниях, а также контроль над тем чтобы стандартизированные и унифицированные сегодня процессы не «разъехались» через год-два (например, если в филиалах решат что-то поменять без предупреждения).
Продумайте маршруты, которые будут использоваться при решении задач
В некоторых компаниях этап согласования того или иного документа может проходить через несколько подразделений, поэтому важно максимально эффективно выстроить и автоматизировать процессы. Так система будет понимать, какие потоки данных синхронизировать, чтобы каждый сотрудник смог быстрее решать возникающие вопросы.
Создайте схемы взаимодействия личного кабинета и кадровой системы
Если у компании уже есть система КЭДО, то, внедряя личный кабинет, важно синхронизировать работу этих систем, чтобы кадровые мероприятия проводились максимально автоматически. Если этого не сделать, можно получить обратный эффект – сотрудникам придётся использовать два разных сервиса, решать задачи и в той, и в другой системе – и трудоёмкость работы возрастёт. А ведь задача личного кабинета, наоборот, облегчать, а не усложнять жизнь HR-ам и другим сотрудникам.
Определитесь с IT-решением и подрядчиком по внедрению
После всех подготовительных мероприятий можно приступать к выбору IT-решения для внедрения личного кабинета. Составьте список подходящих под ваши задачи сервисов, сформируйте шорт-лист, изучите отзывы и рекомендации коллег по цеху, оцените IT-решения с точки зрения соотношения цена/качество - и после этого окончательно опредилитесь с выбором. А подобрать подрядчика помогут рейтинги вендора и те же самые отзывы коллег.
Создайте целевую матрицу процессов
Это инструмент управления, помогающий определить и описать цели и задачи, которые должны быть выполнены в каждом процессе в компании. Он поможет понять, какие конкретные результаты должны быть достигнуты и какие ключевые показатели производительности (KPI) будут использоваться для оценки результативности.
Матрица обычно содержит:
- цель процесса;
- ключевые метрики успеха;
- ответственных сотрудников/отделы;
- сроки.
Приведите всю нормативную базу компании к единому виду
Нормативные акты, виды начислений, договоры и т.д. – важно, чтобы каждый документ был одинаков для всех сотрудников. Разрозненный документооборот вряд ли позволит быстро и просто внедрить личный кабинет.
Стандартизация усложняется, например, если у вас компания со сложной оргструктурой, которая включает разные юридические лица. В этом случае может помочь делегирование кадровых процессов ОЦО, единому центру обслуживания, одна из задач которого – как раз унификация и стандартизация непрофильных вспомогательных функций в компаниях, а также контроль над тем чтобы стандартизированные и унифицированные сегодня процессы не «разъехались» через год-два (например, если в филиалах решат что-то поменять без предупреждения).
Продумайте маршруты, которые будут использоваться при решении задач
В некоторых компаниях этап согласования того или иного документа может проходить через несколько подразделений, поэтому важно максимально эффективно выстроить и автоматизировать процессы. Так система будет понимать, какие потоки данных синхронизировать, чтобы каждый сотрудник смог быстрее решать возникающие вопросы.
Создайте схемы взаимодействия личного кабинета и кадровой системы
Если у компании уже есть система КЭДО, то, внедряя личный кабинет, важно синхронизировать работу этих систем, чтобы кадровые мероприятия проводились максимально автоматически. Если этого не сделать, можно получить обратный эффект – сотрудникам придётся использовать два разных сервиса, решать задачи и в той, и в другой системе – и трудоёмкость работы возрастёт. А ведь задача личного кабинета, наоборот, облегчать, а не усложнять жизнь HR-ам и другим сотрудникам.
Определитесь с IT-решением и подрядчиком по внедрению
После всех подготовительных мероприятий можно приступать к выбору IT-решения для внедрения личного кабинета. Составьте список подходящих под ваши задачи сервисов, сформируйте шорт-лист, изучите отзывы и рекомендации коллег по цеху, оцените IT-решения с точки зрения соотношения цена/качество - и после этого окончательно опредилитесь с выбором. А подобрать подрядчика помогут рейтинги вендора и те же самые отзывы коллег.